Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Date de dernière mise à jour : 31 MARS 2026

Note préliminaire

Le Réseau Première Ligne (« RPL ») est un regroupement de groupes de médecine de famille (GMF) visant à favoriser la collaboration, le partage d‘expertise et l’innovation afin de soutenir les professionnels de la santé et offrir des soins centrés sur les patients.

RPL est une association non personnifiée, mise en place à l’initiative de Groupe Medway inc., laquelle participe à ses activités de démarrage et à son développement.

Dans ce contexte, les politiques de protection des renseignements personnels de Groupe Medway inc. s’appliquent aux activités de RPL, avec les adaptations nécessaires afin de tenir compte de sa structure, de ses activités et des exigences légales applicables.

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour objet d’informer les utilisateurs (« vous ») de la manière dont Groupe Medway inc. et ses sociétés liées et/ou affiliées (ci-après désignés collectivement « Medway » ou « nous » ou « notre ») collectent, utilisent, conservent, communiquent et détruisent les renseignements personnels que vous fournissez dans le cadre de nos activités, incluant notamment nos activités d’exploitation immobilière ainsi que, le cas échéant, celles de RPL, ou qui sont recueillis en naviguant sur nos sites internet (« Site »).

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels en naviguant sur notre Site ou dans le cadre de nos activités, vous consentez, lorsque requis, à la collecte, à l’utilisation, à la communication et au traitement de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique.

1. PORTÉE DE LA POLITIQUE

Cette Politique vous concerne. Elle décrit la façon dont nous collectons, utilisons, conservons et communiquons vos renseignements personnels lorsque vous nous les fournissez sur notre Site ou dans le cadre de nos activités d’exploitation immobilière. Cette politique s’applique également, avec les adaptations nécessaires, aux activités de RPL lorsque celles-ci sont réalisées par l’entremise du Site.

Notre Site est susceptible d’inclure des hyperliens menant vers des sites internet ou ressources en ligne gérés par des tierces parties. Ces sites internet et ressources en ligne relèvent des politiques de confidentialité établies par ces tierces parties et Medway décline toute responsabilité à cet égard.

La présente Politique doit être lue conjointement avec la Politique relative aux témoins de connexion, qui est disponible ici.

2. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons vos renseignements personnels, notamment lorsque vous :

  • Signez un bail avec nous ;
  • Prenez un rendez-vous pour une visite au bureau de location ou pour la location d’un local commercial ;
  • Remplissez le formulaire pour qu’un agent de location vous contacte ;
  • Naviguez sur notre Site.

Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi ?

Quels renseignements ?Pourquoi ?
Au moment de la signature d’un bail
Prénom, nom, coordonnées (adresse, courriel, téléphone), date de naissance, spécimen de chèque, signature, pièce d’identité, NAS (si nécessaire pour crédit).Pour vous identifier, communiquer avec vous, confirmer votre identité, permettre le paiement du loyer et vérifier la situation de crédit.
Prise de rendez-vous ou formulaire de contact
Prénom, nom, coordonnées (courriel, téléphone), enregistrements téléphoniques du service client.Pour personnaliser les communications, confirmer un rendez-vous, assurer la qualité du service et abonnement à l’infolettre (avec accord).
Navigation sur le Site
Données d’utilisation (pages, durée), adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, témoins (cookies).Pour analyser la fréquentation, améliorer le contenu, assurer la sécurité et faciliter la navigation.

Réseau Première Ligne (RPL)

Dans le cadre des activités de RPL, les renseignements recueillis sont limités à ceux fournis volontairement (inscription infolettre, concours, formulaires de contact). Cela inclut généralement le nom et les coordonnées.

Consentement : Le consentement est obtenu de façon explicite (inscription) ou implicite (lorsque vous nous contactez volontairement pour une demande spécifique).

Collecte auprès des mineurs : Notre Site ne s’adresse pas aux mineurs de moins de 14 ans. Si nous apprenons avoir collecté de tels renseignements sans consentement parental, nous les supprimerons sans délai.

3. COMMUNICATION ET DIVULGATION

Medway s’interdit de communiquer vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, sauf :

  • Si requis par la loi (ordonnance judiciaire, etc.) ;
  • Pour protéger les droits ou la propriété de Medway ;
  • En cas de transaction d’entreprise (fusion, acquisition) ;
  • Aux fournisseurs de services tiers (sous-traitants) liés par contrat.

Transfert hors Québec : Avant tout transfert hors province, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour garantir une protection adéquate.

4. CONSERVATION ET DESTRUCTION

  • Clients et locataires : Durée de la relation + 7 ans (fiscalité).
  • Prospection marketing : 3 ans suivant la dernière interaction.
  • Témoins de connexion : 13 mois.
  • Correspondances : 2 ans suivant la dernière communication.

À l’expiration, les données sont détruites de manière sécurisée ou anonymisées.

5. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Vous disposez des droits d’accès, de rectification, de retrait de consentement et de portabilité des données. Pour exercer vos droits, contactez notre responsable (voir section 8). Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours.

6. SÉCURITÉ ET INCIDENTS

6.1 Mesures de sécurité

TypeMesures en place
TechniquesChiffrement, pare-feu, authentification multi-facteurs, sauvegardes régulières.
OrganisationnellesAccès limité selon le besoin de savoir, formation du personnel, politiques de mots de passe.
PhysiquesLocaux sécurisés, contrôle d’accès aux serveurs, destruction sécurisée des supports.

6.2 Gestion des incidents

En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous révisons régulièrement nos procédures pour nous adapter aux nouvelles menaces.

7. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Medway se réserve le droit de modifier cette Politique. En cas de changement substantiel, un avis sera affiché de manière visible sur notre Site. L’utilisation continue du Site après modification constitue une acceptation.

8. NOUS CONTACTER

Me Jean-François Hébert, avocat
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : responsableprp@med-way.ca
Adresse postale : 230-820 route des Rivières, Lévis (Québec) G7A 2V1

1 877 999-1463
Résumé de la politique de confidentialité

POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (RÉSUMÉ)

Date de dernière mise à jour : 31 mars 2026

Note préliminaire

Le Réseau Première Ligne (« RPL ») est un regroupement de groupes de médecine de famille (GMF) visant à favoriser la collaboration, le partage d‘expertise et l’innovation afin de soutenir les professionnels de la santé et offrir des soins centrés sur les patients.

RPL est une association non personnifiée, mise en place à l’initiative de Groupe Medway inc., laquelle participe à ses activités de démarrage et à son développement.

Dans ce contexte, les politiques de protection des renseignements personnels de Groupe Medway inc. s’appliquent aux activités de RPL, avec les adaptations nécessaires afin de tenir compte de sa structure, de ses activités et des exigences légales applicables. Groupe Medway inc. agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels pour les activités du Réseau Première Ligne (RPL) réalisées sous sa gouverne.

Le présent résumé de la Politique-cadre sur la gouvernance à l’égard des renseignements personnels (ci-après désignée : la « Politique ») a pour objet d’informer les utilisateurs (ci-après désignés : « vous » ou « vos ») des règles dont Groupe Medway inc. et ses sociétés liées et/ou affiliées (ci-après désignées collectivement « Medway » ou « nous » ou « notre ») se sont dotées pour encadrer la collecte, l’utilisation, la conservation et la destruction des renseignements personnels, ainsi que les droits des personnes concernées et les responsabilités du personnel.

Medway accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels qu’elle détient. La Politique a été élaborée en conformité avec le cadre législatif applicable, dont notamment les articles 35 à 40 du Code civil du Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) et les autres lois applicables (ci-après désignées : la « Loi »).

TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La protection de vos renseignements personnels est assurée par Medway tout au long de leur cycle de vie (collecte, utilisation, conservation, destruction ou anonymisation) dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.

Collecte

  • Medway recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires pour accomplir sa mission et réaliser ses activités.
  • Les personnes sont informées des fins de la collecte et de leurs droits.
  • Lorsqu’un consentement est requis par la Loi, celui-ci doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques.
  • Sur demande, une personne peut également être informée des catégories de personnes ayant accès à ses renseignements personnels, de leur durée de conservation et des coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

Utilisation

  • Les renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que la personne y consente préalablement.
  • Les renseignements personnels peuvent être utilisés à des fins secondaires sans le consentement de la personne seulement dans les cas permis par la Loi.
  • L’accès aux renseignements personnels est limité qu’aux membres du personnel de Medway qui ont qualité pour le connaître, et uniquement dans la mesure où ce renseignement est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Communication

  • Les renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers qu’avec le consentement requis ou lorsque la Loi le permet ou l’exige.
  • Toute communication de renseignements personnels à un fournisseur ou sous-traitant est encadrée par une entente écrite comportant des obligations strictes, dont celles prescrites par la Loi.
  • Le cas échéant, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) est réalisée avant toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

Conservation et sécurité

  • Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquels ils ont été recueillis ou autrement pour la durée prescrite par la Loi.
  • Les renseignements personnels sont conservés dans des environnements sécurisés, selon leur nature et leur sensibilité.
  • Des mesures de sécurité appropriées sont mises en place afin d’assurer la protection des renseignements personnels.
  • Les paramètres de confidentialité des outils technologiques offerts au public sont configurés par défaut au niveau le plus élevé de protection.

Destruction ou anonymisation

  • Les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire lorsque les fins pour lesquels ils ont été recueillis sont accomplies, sous réserve des obligations de conservation prévue par la Loi.

DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, toute personne dont les renseignements personnels sont détenus par Medway peut notamment :

  • Obtenir confirmation de l’existence de renseignements personnels la concernant et en recevoir copie ;
  • Demander la rectification de renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques ;
  • Demander la rectification de renseignements personnels si leur collecte, communication ou conservation ne sont pas autorisées par la Loi ;
  • Demander la suppression de renseignements personnels périmés ou non justifiés ;
  • Formuler des commentaires à verser à son dossier ;
  • Exercer son droit à la portabilité des renseignements informatisés ;
  • Retirer son consentement lorsque applicable ;
  • Demander la cessation de diffusion ou la désindexation dans les cas prévus par la Loi ;
  • Être informée lorsqu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé et demander un réexamen.

Les demandes doivent être adressées par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels. Medway répond dans un délai maximal de 30 jours et prête assistance lorsque la demande est imprécise ou incomplète. Des frais raisonnables peuvent être exigés dans les cas permis par la Loi.

INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

  • Medway tient un registre des incidents de confidentialité, conformément aux exigences de la Loi.
  • Lorsque Medway a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité s’est produit, elle prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et prévenir d’autres incidents de même nature.
  • Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, Medway avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.

ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (ÉFVP)

Medway réalise une ÉFVP notamment dans les cas suivants :

  • Lors de projets d’acquisition, de développement et de refonte d’un système technologique impliquant la collecte et le traitement de renseignements personnels ;
  • Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ;
  • Avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées, à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistique.

La réalisation d’une ÉFVP permet notamment à Medway de protéger les renseignements personnels collectés jusqu’à leur destruction ainsi que d’implanter des mesures afin de les protéger adéquatement.

TRAITEMENT DES PLAINTES

Toute plainte relative à la protection des renseignements personnels doit être transmise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP).

Lorsque le RPRP reçoit une plainte, celui-ci doit :

  • Accuser réception de la plainte ;
  • Analyser la situation évoquée ;
  • Transmettre une réponse écrite motivée dans un délai maximal de 30 jours ;
  • Le cas échéant, informer la personne des recours possibles auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Toute plainte est traitée de manière confidentielle et diligente.

RESPONSABILITÉS

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)

Coordonnées :
Me Jean-François Hébert
Courriel : responsableprp@med-way.ca
Téléphone : 418-496-6603

Dans le cadre de ses fonctions, le RPRP s’occupe notamment de :

  • Veiller à la conformité de Medway à la Loi ;
  • Superviser le traitement des demandes d’accès, de rectification et de portabilité ;
  • Gérer les incidents de confidentialités et les avis requis, le cas échéant ;
  • Participer aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) ;
  • S’assurer de la mise en œuvre et de la mise à jour des politiques et pratiques internes.

Vice-président(e) Ressources humaines

Dans le cadre de ses fonctions, le(la) Vice-président(e) s’occupe notamment de :

  • Veiller à l’application interne de la Politique ;
  • Contribuer à la formation et à la sensibilisation du personnel ;
  • Déterminer et appliquer, au besoin, les mesures disciplinaires appropriées en cas de non-respect.

Personnel

Toute personne ayant accès à des renseignements personnels doit notamment :

  • Respecter la Politique ;
  • Limiter l’accès aux renseignements personnels nécessaires à ses fonctions ;
  • Protéger la confidentialité des renseignements personnels ;
  • Signaler sans délai tout incident ou manquement.

SANCTIONS

Le non-respect de la Politique par les employés de Medway peut entraîner des mesures appropriées conformément aux règles internes de Medway.

MISE À JOUR

La Politique peut être modifiée afin de tenir compte de l’évolution du cadre légal et des pratiques internes.